EDI met DELHAIZE de LEEUW

Wat is EDI ? Wensen van Delhaize de Leeuw ?

Informatie over EDI bij Delhaize de Leeuw

Hoe technisch de vraag van Delhaize de Leeuw te beantwoorden ?

Voor additionele vragen of inlichtingen kunt u steeds terecht bij onze EDISupport-Afdeling

EDISupport

Tel 00-32-2-4648704

Fax 00-32-2-4648717

E-mail edisupport@delhaize.be

1. Wat is EDI ? Wensen van Delhaize de Leeuw ?

Electronic Data Interchange = Electronisch uitwisselen van informatie.

De klassieke handelsberichten tussen Delhaize de Leeuw en zijn leveranciers kunnen langs deze weg uitgewisseld worden. Zij vervangen de klassieke papieren documenten.

Wij denken hierbij in eerste instantie aan het ORDER-bericht (bestelbon), het DESADV-bericht (de leveringsnota) en het INVOICE-bericht (faktuurbericht).

Delhaize de Leeuw wenst dat ALLE leveranciers bestelbons , leveringsbons en facturen via EDI uitwisselen.

2. Informatie over EDI bij Delhaize de Leeuw.

a. Gebruikte standaarden :

De berichten worden verzonden volgens de Europese Standaard EANCOM. Naar keuze kunnen wij de berichten aanmaken in de versie D.93A of D.96A van deze standaard. Onze voorkeur gaat uiteraard uit naar de meest recente versie, zijnde de D.96A.

Specifieke User-guides EANCOM D.96A, met de door Delhaize gebruikte velden en codes kunnen op aanvraag steeds per E-mail bekomen worden. Downloaden van het Supply Chain Net (supplier.delhaize.be) kan eveneens

Buitenlandse partners informeren wij dat de Franse en Engelse standaarden GENCOD en TRADACOM door ons NIET kunnen aangemaakt worden. De software waarover buitenlandse leverancier beschikken die met GENCOD of TRADACOM standaard werken, kan echter aangepast worden om eveneens de EANCOM-berichten te kunnen ontvangen. De betrokken leveranciers dienen zich over deze bijkomende module te informeren bij hun softwareleverancier.

b. Mailboxadres van Delhaize de Leeuw en mogelijke netwerken

VAN (Value Added Network) van IBM Global Network.

Delhaize de Leeuw beschikt over de volgende mailboxen op het IBM Global Network .

Voor berichten verstuurd naar Delhaize :

Account BEICO

User-id ICO334

Voor berichten verstuurd vanaf Delhaize

Account BEICO

User-id ICO013

Andere VAN-systemen

Interconnecties met andere netwerken zijn uiteraard steeds mogelijk. Leveranciers die aangesloten zijn op VAN-netwerken (Value Added Networks) van bvb. GEIS en/of Belgacom verzoeken wij om contact op te nemen met hun netwerk-provider, teneinde de interconnectie met IBM te kunnen realiseren aan de hand van een schriftelijke Interchange Agreement.

X400-netwerken

Wij zijn eveneens bereikbaar over het X400-netwerk op het volgende X400-adressen :

C=BE

A=IBMX400

P=IEEUR

S=BEICO

G=ICO334

C=BE

A=IBMX400

P=IEEUR

S=BEICO

G=ICO013

Alternatieve adressering :

C=BE

A=IBMX400

P=IEEUR

DDA:IE=BEICO___ICO334 (3 spaties tussen BEICO en ICO334)

C=BE

A=IBMX400

P=IEEUR

DDA:IE=BEICO___ICO013 (3 spaties tussen BEICO en ICO013)

Leveranciers die dus werken via een X400-netwerk dat niet van IBM is, kunnen langs deze X400-netwerken berichten uitwisselen met Delhaize de Leeuw.

Het gaat hem dan vooral om buitenlandse leveranciers op buitenlandse x400-netwerken (Allegro, Atlas400, Memocom, enz….).

Wij kunnen echter nooit rechtstreeks een eerste bericht sturen naar leveranciers die ons een X400-adres meedelen. Aangezien wij eerst via IBM de weg moeten zoeken naar het X400-netwerk, dient er eerst een kleine herkenningsprocedure te worden uitgevoerd door de leverancier zelf.

Hij moet naar het X400-adres van Delhaize de Leeuw een klein berichtje sturen (eventueel een gewoon tekstberichtje waarin hij zijn naam en EAN-nummer vermeld).

Dit bericht wordt dan door onze IT-dienst onderschept en de interne alias-namen die IBM als adres opgeeft kunnen wij dan nadien definitief gebruiken om berichten te verzenden. De leverancier dient onze EDISupport-afdeling te verwittigen van het ogenblik waarop hij dit test-bestand wil doorzenden. U kunt de EDISupport-afdeling contacteren via mail edisuport@delhaize.be of telefoon 00-32-2-4648704.

c. Eannummers van Delhaize de Leeuw

Facturatieadres : 5400110000009

Rue Osseghem, 53

1080 BRUXELLES

Besteldiensten en leveringsadressen :

5400110000009 Aankoopdienst en sociale zetel

Rue Osseghem, 53

1080 Bruxelles

5400110000122 Zellik – Droge voeding

Bettegem 3

1731 Zellik

5400110000023 DI (Stapelplaats en Aankoopdienst DI).

Bettegem 3

1731 Zellik

5400110000030 Ninove -Dranken

Industriepark Dranken

Nederwijk oost

9400 Meerbeke

5400110000047 Ninove - Koffie

Industriepark

Nederwijk oost

9400 Meerbeke

5400110000054 Disor - Frisor Londerzeel

Weverstraat

1840 Londerzeel

5400110000153 Disor Tom & Co

5400110000078 Salvesen

5400110000085 Zellik – verse produkten

Broekooi 5

1731 Zellik

5400110000092 Zellik - Beenhouwerij

Bettegem 4

1731 Zellik

5400110000108 Tom & Co

Bettegem 3

1731 Zellik

5400110000115 Delhaize Non-Food

Bettegemlaan, 3

1731 Zellik

5400110000139 Delhaize Ninove Depot Materiaal

5400110000146 Delhaize TTS Herstal

d. Contactpersonen

Artikelinformatie en artikelbeheer, evenals beheer van EAN-nummers :

De respectievelijke aankoopdiensten waarmee de leverancier commerciële kontakten onderhoudt.

Technische / Functionele vragen en Coördinatie :

EDISupport

Tel 00-32-2-4648704

Fax 00-32-2-4648717

E-mail edisupport@delhaize.be

e. Gebruikte EDI-technieken

EDI-berichten worden niet via E-mail verzonden.

EDI-berichten worden verzonden over erkende netwerken (VAN), of eigentijds, over het Internet aan de hand van aangepaste servers.

i. Klassieke EDI via een VAN (Value Added Networks).

· Van toepassing voor leveranciers met veel berichtentrafiek.

· Noodzakelijke aansluiting bij een VAN-operator.

· Vereist communicatie software en vertalingssoftware op de computer van de leverancier. (kostprijs 3000 - 5000 Euro).

· Evolutie naar nieuwe technologie (bvb X400), evenals

helpdesk en maintenancekosten zijn ten laste van de leverancier.

ii. Via WEB-EDI.

Een modernere vorm van EDI-communicatie bestaat erin om geen software meer te plaatsen op de computer van de leveranciers, maar deze centraal op te stellen op een Internet-server. Het beheer van deze software zal dus lokaal gebeuren, zonder implicaties voor de eindgebruiker.

De gebruiker zal geen hinder of kosten ondervinden, indien in de toekomst nieuwe technologieën op de markt komen.

Via een klassieke Internetbrowser, die gratis verdeeld worden bij verschillende operatoren, kan de leverancier zich connecteren op een Web-site waarop de distributeurs bestelbons voor deze leverancier gedeponeerd hebben.

Hij kan ze op het scherm visualiseren en eventueel afdrukken. Hiervoor dient GEEN software extra op de PC geplaatst te worden.

Aangezien wij ervan overtuigd zijn dat een echte WIN-WIN situatie pas kan gerealiseerd worden indien beide partijen echt hun gegevens integreren in hun bestaande ERP-paketten, raden wij een bijkomende FTP-module aan.

Via deze bijkomende mogelijkheid kunnen de bestelbestanden via FTP gedownload worden naar de PC van de leverancier onder verschillende formaten (ASCII, EANCOM, XML) naar keuze. Eventueel kan zelfs het hele proces geautomatiseerd worden aan de hand van een aantal triggers, zodat de bestanden zonder manuele tussenkomst in de PC van de gebruiker terecht komen. Op dat ogenblik fungeert de WEB-EDI als een black-box communicatie-tool.

Het geheel wordt beveilgd door het gebruik van « Secured HTTP » en firewalls. De leverancier dient zich dus aan te sluiten bij één van deze Internet-sites en zal een toegangscode en paswoord ontvangen.

Belangrijke opmerking : Dit zijn OPEN systemen, die voor alle distributeurs kunnen gebruikt worden.

DIT IS GEEN DELHAIZE-owned oplossing.

Verschillende EDI-software bedrijven bieden de Internet service aan tegen concurrentiële prijzen :

Certipost 053/601111 www.certione.com

Edicom 0033/82036330 www.edicom.es

EDIPAX 0499/398821 www.edipax.com

Porthus 03/8000600 www.porthus.com

INFLUE 09/2812398 www.influe.com

Het is belangrijk om op te merken dat er met deze WEB-georiënteerde oplossingen GEEN software op de PC van de gebruiker dient geplaatst te worden. Hierdoor wordt deze toepassing financieel zeer aantrekkelijk voor KMO’s en kleinere bedrijven.

Aan dergelijke prijzen kan men niet langer weigeren om aan deze evolutie deel te nemen.

Delhaize de Leeuw zal dus het gebruik van EDI verplichten voor alle leveranciers.

3. Hoe dient een leverancier nu concreet op de vraag van Delhaize de Leeuw in te gaan ?

Aan de hand van enkele vragen en antwoorden zal u zich als leverancier kunnen situeren en zal U op de geschikte manier op de vraag van Delhaize de Leeuw kunnen reageren.

3.1) Doet U reeds aan EDI met andere distributeurs ?

Zo neen, ga verder naar vraag 3.6.

Zo ja, ga verder naar vraag 3.2.

3.2) U doet reeds aan EDI met andere distributeurs.

Werkt U met een WEB-EDI toepassing ? (GEEN E-MAIL TOEGELATEN !)

Zo neen, ga verder naar vraag 3.3.

Ja ! Communiceer aan Delhaize de Leeuw de volgende informatie :

Het EAN-nummer van Uw bedrijf (13 posities).

De naam van het bedrijf waarop U voor Uw WEB-EDI aangesloten bent. Contacteer deze software leverancier en meldt hen dat U met Delhaize de Leeuw eveneens aan EDI wenst te doen. Zij zullen het nodige doen om ons te informeren zodat wij U eerstdaags kunnen opstarten. Ga verder naar 3.9.

3.3) U doet reeds aan EDI met andere distributeurs.

Werkt U via de VAN van het Global Network van IBM ?

Zo neen, ga verder naar vraag 3.4.

Ja ! Communiceer aan Delhaize de Leeuw de volgende informatie :

Het EAN-nummer van Uw bedrijf (13 posities).

De account en user-id van Uw IBM Mailbox.

Gelieve ons te informeren of U de bestanden wenst te ontvangen in versie D.93A of D.96A ?

Ga verder naar 3.9.

3.4) U doet reeds aan EDI met andere distributeurs.

Werkt U via de VAN van GEIS en/of Belgacom ?

Zo neen, ga verder naar vraag 3.5.

Ja ! Neem contact op met Uw VAN om een Interchange Agreement op te stellen tussen IBM en Uw VAN. Deze documenten moeten door U en door Delhaize de Leeuw worden ingevuld en teruggezonden. Gelieve ons te informeren of U de bestanden wenst te ontvangen in versie D.93A of D.96A ?

Na deze administratieve procedure kennen wij elkaars adres op de VAN en kan de link tussen onze IBM-VAN en Uw VAN technisch gelegd worden en kunnen wij starten. Ga verder naar 3.9.

3.5) U doet reeds aan EDI met andere distributeurs.

Werkt U via een X400-netwerk ?

Zo neen ? Neem contact op met Delhaize om hen mee te delen hoe U dan wel werkt. Ga verder naar 3.9.

Ja ! Stuur een E-mail naar Delhaize met het EAN-nummer van Uw bedrijf (13 posities) en Uw x400-adres. (zie uitleg bij punt 2.2 rubriek X400). Gelieve ons te informeren of U de bestanden wenst te ontvangen in versie D.93A of D.96A ?

Stuur een eenvoudig tekstbestand naar het X400-adres van Delhaize , met hierin het EAN-nummer en de naam van het bedrijf. Verwittig de EDISupport-afdeling van het tijdstip waarop U dit bericht verstuurt. Na deze herkenning kunnen wij berichten sturen naar Uw X400-adres. Ga verder naar 3.9.

3.6) U doet nog niet aan EDI.

U hebt dan de keuze tussen klassieke EDI en WEB-EDI.

1) Klassieke EDI

U neemt contact op met een softwarebedrijf dat gespecialiseerd is in EDI. Deze zullen U helpen om de voor Uw bedrijf beste oplossing te kiezen.

Het door U gekozen software-bedrijf zal met Delhaize de Leeuw contact opnemen, zodra Uw installatie klaar is. Ga verder naar 3.9.

2) WEB-EDI

U neemt contact op uw EDI-provider (via telefoon of WWW).

Zij doen dan al het nodige om U via het web op te starten.

U hoeft hen enkel Uw EAN-nummer kenbaar te maken.

Ga verder naar 3.9.

Opmerking : Indien later een andere distributeur U vraagt om met hem aan EDI te doen, dan volstaat het om hem mee te delen welke oplossing U voor Delhaize gekozen hebt. Deze andere distributeur zal zich aan de eerder door U gemaakte keuze kunnen aanpassen.

3.9) Alvorens van start te gaan

Alvorens te starten dient nog één punt behandeld te worden :

Het afstemmen van de EAN-nummers

Alle bestellingen en facturatie in EDI gebeuren op basis van een uniek EAN-nummer voor elk artikel. In de bestelbons worden dus geen omschrijvingen meegegeven, noch interne artikelsnummers. Enkel de EAN is van toepassing. Volgens de standaardregel bestelt Delhaize doorgaans in aantal collis bij zijn leveranciers. Het is derhalve noodzakelijk om deze collis éénduidig te kunnen identificeren. De colli dient dus eveneens een EAN-nummer te hebben.

Dit nummer moet niet als bar-code aanwezig zijn op de colli, maar dient enkel om duidelijk de besteleenheid te identificeren.

Delhaize de Leeuw bestelt dus een aantal colli van een artikel gebaseerd op de EAN van de colli. Dit Ean-nummer heet de EAN-TU (Trade Unit).

Wij verzoeken dus onze leveranciers om aan hun collis een EAN-nummer toe te kennen (maximaal 14 posities) en deze nummers over te maken aan onze aankoopdiensten. Bij afwezigheid van deze EAN-TU, zullen wij bestellen op basis van de EAN-CU (Consumer-Unit) , maar steeds met hoeveelheden in aantal collis.

Om alle moeilijkheden te vermijden, kan U best EAN-nummers toekennen aan de collis. Voor artikels van het merk Delhaize worden de EAN-nummers van de collis toegekend door onze aankoopdiensten.

Eenmaal wij het adres kennen naar waar wij berichten moeten sturen, en éénmaal dat U met onze aankoopdiensten de EAN-nummers hebt uitgewisseld kunnen wij met EDI van start gaan.

Testperiode

Normaal zenden wij gedurende 1 maand de EDI-orders naar de leverancier samen met de klassieke papieren documenten. Na 1 maand schrappen wij automatisch de fax en/of de bestelbon.

Voor alle bijkomende inlichtingen kan U steeds terecht bij één van de hogervermelde contactpersonen.